Kosten per print
Een nieuwe kantoorprinter aanschaffen lijkt op het eerste gezicht vaak een eenvoudige keuze. Veel bedrijven kijken vooral naar de aanschafprijs, maar vergeten dat de werkelijke kosten van een printer veel verder gaan dan alleen het apparaat zelf. Papier, toner, onderhoud en energieverbruik spelen namelijk ook een grote rol. Hierdoor kunnen de daadwerkelijke kantoorprinter kosten uiteindelijk flink hoger uitvallen dan verwacht. Daarom is het slim om te kijken naar de TCO kosten per print. Maar wat houdt TCO precies in? En hoe bereken je de echte print kosten van een kantoorprinter? In deze blog leggen we uit waar je op moet letten én hoe je voorkomt dat je uiteindelijk onnodig veel betaalt.
Wat betekent TCO bij een kantoorprinter?
TCO staat voor Total Cost of Ownership. Hiermee bereken je alle kosten die een kantoorprinter gedurende de volledige levensduur met zich meebrengt. Het gaat dus niet alleen om de aanschafprijs, maar juist ook om de terugkerende kosten die vaak worden onderschat.
Bij het berekenen van de totale print kosten kijk je onder andere naar:
- De aanschafprijs van de printer
- Kosten van toner of inkt
- Papierverbruik
- Onderhoud en service
- Energieverbruik
- Eventuele reparaties
- Kosten per afdruk
Juist die laatste factor is enorm belangrijk. Een goedkope printer kan op termijn namelijk duurder uitpakken wanneer de kosten per print voor zwart wit printen of de kosten voor kleur printen relatief hoog zijn.
Hoe bereken je de kosten per print?
Om de echte print kosten te berekenen, kijk je naar de prijs van toners of cartridges in verhouding tot het aantal pagina’s dat ermee geprint kan worden. Stel dat een toner €120 kost en gemiddeld 12.000 pagina’s print, dan bedragen de kosten per pagina ongeveer 1 cent. Bij kleurafdrukken liggen de kosten vaak hoger. De kosten voor kleur printen hangen af van het type printer, de dekking van kleuren en het gebruik van meerdere toners tegelijk. Daarom is het belangrijk om vooraf goed in kaart te brengen hoeveel kleurafdrukken jouw organisatie daadwerkelijk maakt.
Daarnaast spelen onderhoudskosten een grote rol. Sommige printers vereisen regelmatig vervanging van onderdelen of extra servicebezoeken. Dat kan de totale kantoorprinter kosten behoorlijk verhogen en dus de kosten per print. Wil je juist meer grip op je maandelijkse uitgaven? Dan kan printer leasen zakelijk een slimme oplossing zijn. Aan de hand van een leaseconstructie weet je precies waar je maandelijks aan toe bent en voorkom je onverwachte kosten.
Waarom een multifunctionele kantoorprinter vaak voordeliger is
Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor een multifunctionele kantoorprinter. Dat is niet zonder reden. Met één apparaat kan je printen, scannen en kopiëren, waardoor je niet meerdere losse apparaten hoeft aan te schaffen én onderhouden. Bovendien zijn moderne multifunctionele printers vaak energiezuiniger en efficiënter in gebruik. Zeker bij hogere printvolumes kunnen de kosten per print voor zwart wit printen hierdoor lager uitvallen. Ook beschikken veel modellen over slimme functies zoals automatisch dubbelzijdig printen, wat papierverbruik vermindert en extra beschadigingen oplevert.
Merken zoals Ricoh en Canon bieden verschillende zakelijke oplossingen die gericht zijn op lage print kosten en hoge betrouwbaarheid. Daarnaast ben je bij Reprotec ook aan het juiste adres voor duurzame rebuild systemen onder het SmartEco-label van Ricoh. Deze systemen vormen een milieubewuste keuze en combineren duurzaamheid met betrouwbare prestaties en lagere kosten.
Kies voor een printer die écht bij jouw organisatie past
De goedkoopste printer is lang niet altijd de meest voordelige keuze op de lange termijn. Door vooraf goed naar de Total Cost of Ownership te kijken, voorkom je onverwachte kosten en kies je een oplossing die past bij het printgedrag en de wensen van jouw organisatie. Bij Reprotec vind je een ruim aanbod aan multifunctionele kantoorprinters voor iedere zakelijke omgeving. Wil je weten welke printer het beste aansluit bij jouw organisatie én hoe je kunt besparen op je kantoorprinter kosten? Neem dan gerust contact op met de specialisten van Reprotec voor persoonlijk advies.